Polityka prywatności Transkrypcje Kraków · AI

Wersja: 1.2 | Data obowiązywania: 05.06.2026 r.

1. Administrator danych

• Administrator: Transkrypcje Joanna Łęgowik-Śliwka
• Adres: ul. Dębowa 15, 32-091 Masłomiąca
• NIP: 949-199-06-94 | REGON: 121188642
• Kontakt w sprawach danych: transkrypcje.krakow@gmail.com, tel. 517 832 315
• Serwis: Transkrypcje Kraków · AI (ai.transkrypcje-krakow.pl)

2. Zakres przetwarzanych danych

• dane konta: e-mail, hasło (w postaci zahashowanej), identyfikatory techniczne,
• dane transakcyjne i rozliczeniowe (płatności, saldo minut, dane do faktury),
• dane związane z korzystaniem z Usługi (logi, historia zleceń, statusy),
• pliki audio i wyniki transkrypcji przesyłane przez Użytkownika,
• informacje o zgodach (regulamin, maile operacyjne, newsletter marketingowy).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Świadczenie usługi i prowadzenie konta – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Obsługa płatności, bezpieczeństwo i dochodzenie roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Obowiązki prawne i księgowe – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Newsletter i treści marketingowe – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda, którą można wycofać).

4. Dane szczególnej kategorii i rola Operatora jako podmiotu przetwarzającego

1. Treść nagrań. Nagrania przekazywane przez Użytkownika do transkrypcji mogą zawierać dane osób trzecich, w tym dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO (np. informacje o zdrowiu, pochodzeniu etnicznym, przekonaniach, dane biometryczne) oraz dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych w rozumieniu art. 10 RODO (np. w nagraniach z postępowań sądowych).
2. Rola Operatora. W odniesieniu do danych zawartych w nagraniach Użytkownika Operator działa jako podmiot przetwarzający (procesor) w imieniu Użytkownika będącego administratorem tych danych. Zasady tego powierzenia określa umowa powierzenia przetwarzania (DPA) zawierana z Użytkownikiem (art. 28 RODO). Operator przetwarza treść nagrań wyłącznie na polecenie Użytkownika (zlecenie transkrypcji), w celu jej wykonania i udostępnienia wyniku.
3. Oświadczenie Użytkownika o podstawie prawnej. Wgrywając nagranie, Użytkownik oświadcza, że posiada ważną podstawę prawną przetwarzania zawartych w nim danych, a w przypadku danych z art. 9 RODO — jedną z przesłanek z art. 9 ust. 2 RODO (np. wyraźna zgoda osoby, niezbędność do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, ważny interes publiczny), zaś dla danych z art. 10 RODO — odpowiednią podstawę przewidzianą prawem. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za zgodność z prawem powierzenia tych danych.
4. Brak profilowania treści. Operator nie wykorzystuje treści nagrań ani transkrypcji do profilowania osób trzecich, marketingu ani innych celów niż wykonanie zleconej usługi.
5. Brak zautomatyzowanych decyzji. Nie podejmujemy wobec Użytkownika zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne ani podobnie istotnie na niego wpływających (art. 22 RODO). Transkrypcja AI jest narzędziem przetwarzania, nie decyzją w rozumieniu art. 22.
6. Bezpieczeństwo i czas przechowywania. Do danych szczególnej kategorii stosuje się środki bezpieczeństwa opisane w sekcji „Bezpieczeństwo danych” oraz krótki cykl życia plików audio opisany w sekcji „Okres przechowywania danych” (pliki wejściowe usuwane automatycznie, najpóźniej w ciągu 24 godzin).

5. Odbiorcy danych (podmioty przetwarzające)

Dane powierzane są zaufanym podmiotom wspierającym działanie usługi:

• Dostawca infrastruktury chmurowej – hosting aplikacji i przechowywanie danych (region UE),
• Dostawca usług automatycznego przetwarzania mowy (AI) – wykonanie transkrypcji nagrań; przetwarzanie przez usługę AI może odbywać się poza EOG, w tym w USA (zob. sekcja „Miejsce przetwarzania i przekazywanie poza EOG”),
• Supabase – baza danych aplikacji (region UE),
• PayPro S.A. (Przelewy24) – obsługa płatności,
• Dostawca usług poczty elektronicznej – wysyłka wiadomości transakcyjnych (e-mail).

6. Miejsce przetwarzania i przekazywanie poza EOG

Dane związane z prowadzeniem konta i rozliczeniami przetwarzane są co do zasady na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Natomiast automatyczne przetwarzanie treści nagrań przez usługę AI może odbywać się poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych.

Takie przekazywanie danych do USA odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w ramach EU-US Data Privacy Framework (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r.); dostawca usługi AI posiada aktualną, aktywną certyfikację w ramach Data Privacy Framework, co można zweryfikować na oficjalnej liście prowadzonej przez Departament Handlu USA (dataprivacyframework.gov/list). Uzupełniająco zastosowanie mają standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz umowa powierzenia przetwarzania (DPA) zawarta z dostawcą. Tożsamość dostawcy usługi AI ujawniamy klientom firmowym w ramach umowy powierzenia (art. 28 RODO).

Zgodnie z warunkami przetwarzania mającymi zastosowanie do korzystania z usługi, dane przekazywane w ramach transkrypcji nie są wykorzystywane do trenowania ani ulepszania modeli sztucznej inteligencji.

7. Okres przechowywania danych

• pliki audio (wejściowe) – usuwane z infrastruktury przetwarzania automatycznie, najpóźniej w ciągu 24 godzin,
• wyniki transkrypcji – do czasu ich usunięcia przez Użytkownika lub zamknięcia konta,
• dane konta – do czasu usunięcia konta, a dane niezbędne do obrony przed roszczeniami — do przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat, art. 118 Kodeksu cywilnego),
• dane rozliczeniowe (faktury, dokumentacja podatkowa) – przez 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy (art. 86 §1 Ordynacji podatkowej),
• dane marketingowe – do czasu wycofania zgody.

8. Prawa Użytkownika

Użytkownikowi przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody marketingowej w dowolnym momencie,
• złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Aby skorzystać z powyższych praw, napisz na adres e-mail wskazany w sekcji 1 („Administrator danych”).

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych wymaganych do założenia i obsługi konta jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z Usługi. Zgoda marketingowa jest w pełni dobrowolna i jej brak nie wpływa na możliwość korzystania z Usługi.

10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne: kontrolę dostępu opartą na rolach, szyfrowanie transmisji (HTTPS/TLS), szyfrowanie danych wrażliwych, monitorowanie zdarzeń, weryfikację adresu e-mail oraz ograniczenia antyspamowe i antynadużyciowe.

11. Pliki cookies

Obecnie stosujemy wyłącznie niezbędne pliki cookies (sesja/logowanie) oraz lokalny magazyn przeglądarki do utrzymania sesji i bezpieczeństwa; nie używamy analitycznych ani marketingowych bez odrębnej zgody. Ustawieniami cookies można zarządzać w przeglądarce.

12. Zmiany polityki prywatności

Administrator może aktualizować Politykę prywatności. Aktualna wersja jest zawsze publikowana w serwisie.